дзелавой дакумент

Дзелавыя дакументы: паняцце, віды, афармленне. Бланкі дзелавых дакументаў

Як вядома, у практычнай дзейнасці людзей, прадпрыемстваў, арганізацый шырока выкарыстоўваюцца дзелавыя дакументы. Сам працэс стварэння дзелавога дакумента або запіс інфармацыі на розных носьбітах па ўсталяваных правілах ўяўляе сабой дакументаванне.

Сукупнасць дакументаў, пэўным чынам узаемазвязаных і ўзаемадзейнічаюць паміж сабой, якая адлюстроўвае дзейнасць любога прадпрыемства ўтварае сістэму дакументацыі (Сістэму дакументацыйнага забеспячэння дзейнасці прадпрыемства).

Вызначэнне дакумента, яго функцыі і класіфікацыя

Вызначэнне дакумента можна знайсці ў стандартах ISO, дзяржаўных стандартах Расійскай Федэрацыі (Дастах).

  • дакумент, дакументаваная інфармацыя - зафіксаваная на матэрыяльным носьбіце інфармацыя з рэквізітамі, якія дазваляюць яе ідэнтыфікаваць [1];
  • дакумент (document, records) - зафіксаваная на матэрыяльным носьбіце ідэнтыфікуюцца інфармацыя, створаная, атрыманая і якая захоўваецца арганізацыяй або прыватным асобай у якасці доказу пры пацверджанні прававых абавязацельстваў або дзелавой дзейнасці [2].

Дакумент можа быць створаны з дапамогай лісты, малюнка, фатаграфіі, кіно-і гуказапісу і інш. Зафіксаваўшы інфармацыю, дакумент забяспечвае яе захоўванне, назапашванне, магчымасць перадачы іншай асобе, шматразовае выкарыстанне, вяртанне да інфармацыі ў часе.

Ўсялякі дакумент можа разглядацца з пункту гледжання носьбіта інфармацыі, спосабу фіксацыі, што выконваюцца дакументам і функцый і г.д. функцыі дакумента ўяўляюць сабой мэтавае прызначэнне дадзенага дакумента. Дакумент выконвае дзве групы функцый: агульную і спецыяльную.

Да агульных функцый ставяцца: Інфармацыйная, сацыяльная, камунікатыўная, культурная. спецыяльныя функцыі: Кіраўнічая, прававая, функцыя гістарычнай крыніцы (12-14% усіх ствараюцца ў грамадстве дакументаў).

Не існуе дакументаў, якія выконваюць толькі адну строга вызначаную функцыю. Любы дакумент многофункционален. Таму размежаваць дакументы можна толькі ўмоўна, для зручнасці іх класіфікацыі і аналізу.

Уся шматстатнасць дакументаў падзяляецца, у першую чаргу, на афіцыйныя і дакументы асабістага характару. Дакумент, створаны арганізацыяй або службовай асобай і аформлены ва ўстаноўленым парадку, называецца афіцыйным.

Па стадыі стварэння і афармлення дзелавыя дакументы падзяляюць на наступныя віды:

  • арыгінал (Арыгінал) афіцыйнага дакумента - першы ці адзіны асобнік афіцыйнага дакумента.
  • Праект дакумента - дзелавой дакумент да моманту яго падпісання адпаведным службовай асобай.
  • копія дакумента - дакумент, які прайгравае інфармацыю іншага дакумента і ўсе яго знешнія прыкметы або частка іх. Існуюць натарыяльныя, афіцыйна завераныя, простыя завераныя, незаверенные, дыпламатычныя і інш. Копіі дакументаў.
  • дублікат дакумента - копія, якая мае сілу арыгінала, афармляецца на дакументы, якія выпускаюцца ў адзіным экзэмпляры (атэстат, дыплом, пасведчанне аб нараджэнні і інш.).
  • выпіска - копія часткі дакумента, аформленая і завераная ва ўстаноўленым парадку.

Афіцыйныя дакументы ў залежнасці ад абслугоўванай імі сферы чалавечай дзейнасці падпадзяляюцца на кіраўнічыя, навуковыя, тэхнічныя (канструктарскія), тэхналагічныя, вытворчыя і г.д. Делопроизводственные службы прадпрыемствы працуюць з афіцыйнымі дакументамі, пераважная большасць якіх складаюць кіраўніцкія дакументы.

У сваю чаргу, ўсю сістэму кіраўніцкай дакументацыі прадпрыемства падзяляюць на:

  • арганізацыйна-прававыя дакументы (статут, палажэнне аб арганізацыі, рэгламент, штатны расклад, службовыя інструкцыі і інш.);
  • арганізацыйна-распарадчыя дакументы (загад, распараджэнне, указанне, пастанова);
  • інфармацыйна-даведачныя дакументы (дзелавыя лісты і запіскі, заяву, пратакол, акт і інш.).

Існуюць і іншыя класіфікацыі дзелавых дакументаў.

Афармленне дзелавых дакументаў

Афармленне дзелавых дакументаў патрабуе захавання правілаў, якія забяспечваюць, у першую чаргу, іх юрыдычную сілу. Ажыццяўляецца афармленне пры дапамозе кампутарнай тэхнікі. Асобныя ўнутраныя дакументы і дакументы асабістага характару (заявы, даверанасці, распіскі, тлумачальныя запіскі) дапускаецца пісаць ад рукі.

тэкст дакументаў рэкамендуецца друкаваць на бланках фармату A4 праз 1,5 - 2 міжрадковы інтэрвал, на бланках фармату A5 і менш - праз адзін міжрадковы інтэрвал, шрыфтам Times New Roman 14. Адлегласць паміж асобнымі рэквізітамі - ад 1,5 (большасць дзелавых дакументаў) да 3 міжрадковы інтэрвалаў (тэлеграмы і тэлефонаграмы). Калі адзін рэквізіт расцягваецца на некалькі радкоў, то яго тэкст друкуецца праз адзін інтэрвал.

Старонкі дзелавога дакумента падлягаюць нумарацыі. Калі першая старонка дакумента - бланк, то яна лічыцца, але не нумаруецца. Усе наступныя старонкі і лічацца, і нумаруюцца. У дакументах абмежаванага допуску, якія маюць адпаведны грыф, нумарацыі падлягаюць усе старонкі.

Нумары старонак у дзелавых дакументах прастаўляюцца арабскімі лічбамі (без кропак і працяжнік) пасярэдзіне верхняга поля ліста паперы. Дапускаецца выкананне дакументаў з раздрукоўкай тэксту на абодвух баках аркуша паперы. У гэтым выпадку нумаруюцца старонкі і на пярэднім і на адваротным баках.

Стандарт афармлення арганізацыйна-распарадчых дакументаў, якія адносяцца да уніфікаванай сістэмы арганізацыйна-распарадчай дакументацыі (УСОРД), уключаных у ОК 011-93 «Агульнарасійскі класіфікатар кіраўніцкай дакументацыі» (Окуда) прадстаўлены ў ДАСТ Р 6.30-2003 «Уніфікаваныя сістэмы дакументацыі. Ўніфікаваная сістэма арганізацыйна-распарадчай дакументацыі. Патрабаванні да афармлення дакументаў ".

Бланкі дзелавых дакументаў

Дзелавыя (кіраўнічыя) дакументы выконваюцца на чыстых аркушах паперы або на бланках. «бланк - стандартны ліст паперы, на якім прайграваецца пастаянная інфармацыя дакумента і адводзіцца месца для зменнай інфармацыі »[3].

Іншае вызначэнне: «бланк дакумента - набор рэквізітаў, якія ідэнтыфікуюць аўтара афіцыйнага пісьмовага дакумента »[4].

ДАСТ Р 6.30-2003 ўсталёўвае два стандартных фармату бланкаў дакументаў - А4 (210 x 297 мм) і А5 (148 x 210 мм), колер паперы белы або светлых тонаў. Кожны ліст дакумента, аформлены як на бланку, так і без яго, павінен мець поля не менш:

Бланкі фарматаў A4 і A5 служаць пераважна для вырабу службовых лістоў, устаноўчых і іншых распарадчых дакументаў, дамоў, даведак, запісак, актаў і інш.

Бланкі фармату A3 (420 x 297 мм) праектуюць для справаздачных, ўлікова-статыстычных, планавых і іншых дакументаў, якія змяшчаюць табліцы з мноствам граф.

Бланкі фармату A6 (105 x 148 мм) вырабляюць для рэзалюцыі кіраўніка (даручэння) або дакументаў тыпу квітанцый, разавых пропускаў, уліковых формаў і да т.п.

Узоры агульнай бланка, кутняга і падоўжнага бланка лісты арганізацыі, падоўжнага бланка лісты службовай асобы, бланка канкрэтнага віду дакумента арганізацыі прадстаўлены ў ДАСТ Р 6.30-2003, Дадатак Б.

Іншыя артыкулы па дадзенай тэме:

Спіс выкарыстаных крыніц

  1. ДАСТ Р 51141-98. Справаводства і архіўная справа. Тэрміны і азначэнні;
  2. ДАСТ Р ІСО 15489-1-2007. Нацыянальны стандарт Расійскай Федэрацыі. Сістэма стандартаў па інфармацыі, бібліятэчнай і выдавецкай справе. Кіраванне дакументамі. Агульныя патрабаванні;
  3. Логінава Н.К. Справаводства і карэспандэнцыя. Вучэбна-метадычны дапаможнік. УрГЭУ, 2007 .;
  4. "Арганізацыйна-распарадчая дакументацыя. Патрабаванні да афармлення дакументаў. Метадычныя рэкамендацыі па ўкараненні ДАСТ Р 6.30-2003 »(утв. Росархіва).

2012-2015 © Лана Забродскі (у Google+). Пры капіяванні матэрыялаў сайта спасылка на крыніцу абавязковая


віды дакументаў

  • гісторыя справаводства
  • Інструкцыя па справаводстве
  • службовая інструкцыя
  • Адрасат і адрасаванне дакумента
  • ўзгадненне дакумента
  • подпіс
  • друк
  • Адзнакі на дакуменце

Дакумент паўстаў, перш за ўсё, каб зафіксаваць інфармацыю і надаць ёй юрыдычную сілу.

ДАСТ Р 51141-98 дае нам такое вызначэнне:

дакумент (Дакументаваная інфармацыя) - зафіксаваная на матэрыяльным носьбіце інфармацыя з рэквізітамі, якія дазваляюць яе ідэнтыфікаваць.

У ДАСТ ІСО 15489-1-2007

дакумент вызначаецца як зафіксаваная на матэрыяльным носьбіце ідэнтыфікуюцца інфармацыя, створаная, атрыманая і якая захоўваецца арганізацыяй або фiзiчнай асобай у якасці доказу пры пацверджанні прававых абавязацельстваў або дзелавой дзейнасці.

Сутнасць, прыкметы і ўласцівасці дакумента

Як відаць з азначэнняў, усе яны падкрэсліваюць інфармацыйную сутнасць дакумента.

Новы Закон «Аб інфармацыі, інфармацыйных тэхналогіях і аб абароне інфармацыі» ад 27.07.2006 вызначае інфармацыю як «зьвесткі (паведамленні, дадзеныя) незалежна ад формы іх прадстаўлення».

Дакумент, зафіксаваўшы (адлюстраваўшы) інфармацыю, тым самым забяспечвае яе захаванне і назапашванне, магчымасць перадачы іншай асобе, шматразовае выкарыстанне, вяртанне да інфармацыі ў часе.

Носьбіт дакументаванай інфармацыі - матэрыяльны аб'ект, які выкарыстоўваецца для замацавання і захоўвання на ім маўленчай, гукавы або выяўленчай інфармацыі, у тым ліку ў пераўтвораным выглядзе.

Як носьбіт інфармацыі, дакумент выступае ў якасці абавязковай элемента ўнутранай арганізацыі любой установы, прадпрыемствы, фірмы, забяспечваючы ўзаемадзеянне іх частак. Інфармацыя з'яўляецца падставай для прыняцця кіраўніцкіх рашэнняў, служыць доказам іх выканання і крыніцай для абагульненняў, а таксама матэрыялам для даведачна-пошукавай работы. У кіраўніцкай дзейнасці дакумент выступае і як прадмет працы, і як вынік працы, так як прынятае рашэнне запісваецца, замацоўваецца ў дакуменце.

Знешнія прыкметы дакумента - прыкметы, якія адлюстроўваюць форму і памер дакумента, носьбіт інфармацыі, спосаб запісу, элементы афармлення.

аўтар дакумента: Фізічнае або юрыдычная асоба, якое зрабіла дакумент

Юрыдычная сіла дакумента - ўласцівасць афіцыйнага дакумента, што паведамляў яму дзеючым заканадаўствам, кампетэнцыяй выдаўшага яго органа і устаноўленым парадкам афармлення.

Сам дакумент складаецца з шэрагу складнікаў яго элементаў, якія называюцца рэквізітамі. Паколькі з'яўляецца прафесійны тэрмін рэквізіт, раскрыем яго змест.

У ДАСТ 351141-98 на тэрміны і азначэнні рэквізітам дакумента называецца «абавязковы элемент афармлення афіцыйнага дакумента».

Найменне дакумента (выгляд), аўтар, адрасат, тэкст, дата, подпіс, рэзалюцыя, грыф узгаднення, зацвярджэння і г.д. - гэта рэквізіты дакументаў.

Розныя дакументы складаюцца з рознага набору рэквізітаў. Лік рэквізітаў, якія характарызуюць дакументы, вызначаецца мэтамі стварэння дакумента, яго прызначэннем, патрабаваннямі да зместу і форме дадзенага дакумента, спосабам дакументавання.

Многія дакументы маюць строга абмежаваную колькасць рэквізітаў. Адсутнасць або няправільнае ўказанне якога-небудзь рэквізіту ў службовым дакуменце робіць дакумент несапраўдным.

Сукупнасць рэквізітаў, з якіх складаецца дакумент, называецца фармулярам дакумента. Фармуляр, характэрны для канкрэтнага віду дакумента, напрыклад загаду, акта, называецца тыпавых фармулярам. тыпавы фармуляр характарызуецца вызначанай колькасцю рэквізітаў, размешчаных у строгай паслядоўнасці. Напрыклад, у фармуляр заявы ўваходзяць наступныя рэквізіты: адрасат, аўтар, указанне віду дакумента, тэкст, подпіс, дата.

Адзін дакумент - гэта адзінкавы акт дакументавання. Але дзейнасць установы афармляецца і адлюстроўваецца сукупнасцю цэлага шэрагу пэўным чынам ўзаемадзейнічаюць дакументаў, звычайна адпаведных функцый кіравання. «Сукупнасць дакументаў, узаемазвязаных па прыкметах паходжання, прызначэння, выгляду, сферы дзейнасці, адзіных патрабаванняў да афармлення» складае сістэму дакументацыі.

класіфікацыя дакументаў

Уся шматстатнасць дакументаў, якія абслугоўваюць сферу кіравання, можна класіфікаваць па розных падставах.

Віды дакументаў па паходжанні:

  • асабістага паходжання;
  • афіцыйныя.

Дакумент асабістага паходжання - дакумент, створаны тварам па-за сферай яго службовай дзейнасці або выканання грамадскіх абавязкаў.

Дакументы асабістага паходжання ўключаюць асабістую перапіску, успаміны асабістага характару, дзённікі. Яны ствараюцца ў прыватным жыцці чалавека, па-за сферай службовай дзейнасці або выканання грамадскіх абавязкаў.

Афіцыйны дакумент - дакумент, створаны юрыдычнай або фізічнай асобай, аформлены і засведчаны ва ўстаноўленым парадку.

Сярод афіцыйных дакументаў вылучаюць групу асабістых - гэта дакументы, якія сведчаць асобу (пашпарт, від на жыхарства), спецыяльнасць, адукацыя (дыплом, атэстат), працоўны стаж (працоўная кніжка) і інш.

Делопроизводственные службы, як правіла, працуюць з афіцыйнымі дакументамі, пераважная большасць якіх складаюць кіраўніцкія дакументы. Кіраўніцкія дакументы ствараюцца для рэалізацыі кіраўнічых функцый, такіх як планаванне, прагназаванне, фінансаванне, ўлік, кантроль, забеспячэнне і інш.

службовы дакумент - афіцыйны дакумент, які выкарыстоўваецца ў бягучай дзейнасці арганізацыі.

Віды дакументаў па спосабе дакументавання (спосабу запісу інфармацыі або стварэння дакумента):

  • пісьмовы дакумент - тэкставы дакумент, інфармацыя якога зафіксавана любым тыпам лісты.
  • тэкставы дакумент - дакумент, які змяшчае маўленчую інфармацыю, зафіксаваную любым тыпам лісты або любы сістэмай гуказапісу.
  • рукапісны дакумент - пісьмовы дакумент, пры стварэнні якога знакі лісты наносяць ад рукі.
  • машынапісны дакумент - пісьмовы дакумент, пры стварэнні якога знакі лісты наносяць тэхнічнымі сродкамі.
  • электронны дакумент - створаны і чытаны з дапамогай кампутарнай тэхнікі.
  • выяўленчы дакумент - дакумент, які змяшчае інфармацыю, выяўленую пры дапамозе выявы якога-небудзь аб'екта.
  • фотадакументы - выяўленчы дакумент, створаны фатаграфічным спосабам.
  • фонадакументы - дакумент, які змяшчае гукавую інфармацыю, зафіксаваную любой сістэмай гуказапісу.
  • кінадакумент - выяўленчы або аўдыёвізуальны дакумент, створаны кінематаграфічным спосабам.
  • Дакумент на машынным носьбіце - дакумент, створаны з выкарыстаннем носьбітаў і спосабаў запісу, якія забяспечваюць апрацоўку яго інфармацыі электронна-вылічальнай машынай.
  • Відэаграмы дакумента - выява дакумента на экране электронна-прамянёвай трубкі.

У кіраўніцкай дзейнасці любой арганізацыі прысутнічаюць пісьмовыя (тэкставыя) дакументы, створаныя рукапісным, машынапісным спосабам, а таксама электронныя дакументы. Делопроизводственные службы занятыя апрацоўкай і захоўваннем менавіта такіх дакументаў. Калі ў дзейнасці арганізацыі выкарыстоўваюцца іншыя дакументы (напрыклад, фотадакументы або графічныя дакументы), іх стварэннем і апрацоўкай займаюцца спецыялізаваныя падраздзяленні.

Бяловай дакумент - рукапісны або машынапісны дакумент, тэкст якога перапісаны з чарнавога дакумента або напісаны без памылак і выпраўленняў.

чарнавы дакумент - рукапісны або машынапісны дакумент, які адлюстроўвае працу аўтара або рэдактара над яго тэкстам.

Віды дакументаў у залежнасці ад стаўлення да апарата кіравання:

  • ўваходныя (паступiўшыя ў арганізацыю);
  • выходныя (якія адпраўляюцца з арганізацыі);
  • ўнутраныя (якiя ствараюцца ў дадзенай арганізацыі і выкарыстоўваюцца ва ўнутраных сувязях).
  • Сукупнасць гэтых дакументаў ўтварае дакументаабарот арганізацыі.
Віды дакументаў па ліку закранутых пытанняў:
  • простыя;
  • складаныя.

Простыя дакументы (напрыклад, лісты, заявы) ўтрымліваюць выкладанне аднаго пытання. Складаныя дакументы ўключаюць некалькі пытанняў, яны могуць тычыцца некалькіх службовых асобаў, структурных падраздзяленняў, устаноў (напрыклад, загады, пратаколы, пастановы, рашэнні, рэгламенты, інструкцыі).

Па абмежаванні доступу дакументы падзяляюцца на:

  • сакрэтныя;
  • для службовага карыстання;
  • несакрэтны (простыя).

Сакрэтныя дакументы забяспечваюцца асаблівай паметкай і грыфам сакрэтнасці. Выкарыстанне такіх дакументаў і праца з імі ажыццяўляюцца па адмысловай тэхналогіі і патрабуюць спецыяльнага дазволу. Дакументы для службовага карыстання, якія змяшчаюць несакрэтны звесткі, могуць выкарыстоўвацца работнікамі дадзенай установы. Такія дакументы адзначаюцца грыфам "Для службовага карыстання».

Віды дакументаў па спосабе выкладу тэксту:

  • індывідуальныя;
  • трафарэтныя;
  • тыпавыя.

У індывідуальных дакументах ўтрыманне выкладаецца ў выглядзе звязанага тэксту. Укладальнік (выканаўца) індывідуальнага дакумента рыхтуе арыгінальны тэкст, прысвечаны аднаму (або некалькім) пытанню, для выканання канкрэтнай кіраўніцкай задачы. Гэтыя дакументы ўяўляюць сабой традыцыйны літаратурны тэкст.

У трафарэтных дакументах структура выкладу тэксту фармалізаваная, у іх выкарыстоўваюцца загадзя падрыхтаваныя стандартныя фразы або асобныя часткі пастаянна паўтаральнага тэксту і пропускі для запаўнення зменнай інфармацыі. Найбольш вядомым выглядам такіх дакументаў з'яўляецца анкета або даведка. Такія дакументы, як правіла, надрукаваныя на бланку, які змяшчае пастаянную інфармацыю, а зменная ўпісваецца ад рукі. Варыянт выкарыстання трафарэтных тэкстаў - увядзенне іх у памяць камп'ютэра (шаблон тэкставых рэдактараў).

тыпавыя дакументы выкарыстоўваюцца для дакументавання аднатыпных (паўтаральных) сітуацый, яны складаюцца на аснове ўзору (напрыклад, тыпавыя лісты, інструкцыі, дамовы і інш.). У дакументазнаўства метад тыпізацыі выкарыстоўваецца для стварэння тыпавых формаў дакументаў і тэкстаў, г.зн. узораў або эталонаў, на аснове якіх ствараюцца канкрэтныя дакументы. Тйповой тэкст - тэкст-узор, на аснове якога ствараюцца ў наступным тэксты аналагічнага зместу.

Па ступені сапраўднасці дакументы дзеляцца на:

  • арыгіналы (арыгіналы);
  • копіі;
  • дублікаты.

Арыгінал афіцыйнага дакумента (Арыгінал) - першы (ці адзіны) экзэмпляр дакумента, які валодае юрыдычнай сілай. Арыгінал сведчыць ўласнаручны подпіс службовай асобы, грыф зацвярджэння, адбітак друку, рэгістрацыйны індэкс. Арыгінал абавязкова змяшчае звесткі, якія пацвярджаюць сабою маю (пра аўтара, час і месца стварэння).

сапраўдны дакумент - дакумент, звесткі пра аўтара, час і месца стварэння якога, якія змяшчаюцца ў самым дакуменце або выяўленыя іншым шляхам, пацвярджаюць дакладнасць яго паходжання.

Арыгінал (афіцыйнага) дакумента - першы ці адзінкавы асобнік афіцыйнага дакумента

дублікат дакумента - паўторны экзэмпляр арыгінала дакумента, які мае юрыдычную сілу

копія дакумента - дакумент, цалкам які прайгравае інфармацыю сапраўднага дакумента і ўсе яго знешнія прыкметы або частка іх, які не мае юрыдычнай сілы

Завераная копія дакумента - копія дакумента, на якой у адпаведнасці з устаноўленым парадкам прастаўляюць неабходныя рэквізіты, якія надаюць ёй юрыдычную сілу

дублетныя дакумент - адзін з асобнікаў копіі дакумента. Дублікат - копія афіцыйнага дакумента, якая мае юрыдычную сілу арыгінала і суправаджаецца адзнакай «Дубликат9raquo ;.

Афармленне дублікатаў практыкуецца ў выпадках страты арыгінала; напрыклад, пры страце работнікам працоўны кніжкі працадаўца аддзела кадраў абавязаны аформіць яму дублікат працоўнай кніжкі.

Па тэрмінах захоўвання дакументы дзеляцца на:

  • дакументы пастаяннага;
  • доўгачасовага (звыш 10 гадоў);
  • часовага (да 10 гадоў) захоўвання.

Тэрміны захоўвання дакументаў вызначаюцца Федэральнай архіўнай службай і замацоўваюцца ў пераліках дакументаў з указаннем тэрмінаў захоўвання.

Арганізацыйна-распарадчыя дакументы

Інфармацыйна-даведачныя дакументы

Загады па асабістаму складу і асноўнай дзейнасці, іх ўзор і прыклады афармлення

Распараджэнне як дакумент, яго форма і ўзор афармлення

Пратакол пасяджэння або сходу, яго змест і ўзор афармлення

Акт - яго змест і ўзор афармлення

Ліст, яго віды, ўзор і правілы афармлення суправаджальных і службовых лістоў

Дакладная запіска, яе форма, правілы і ўзор афармлення

Тлумачальная запіска, яе ўзор і прыклад афармлення

Даведка, яе ўзор і прыклад афармлення

Тэлефанаграма - узор і прыклад афармлення з рэквізітамі

Внимание, только СЕГОДНЯ!
"
"